①相手を確認する
具体的な面談に入る前に、相手が何者であるのか、相手の氏名、所属団体、電話番号、車のナンバー等を確認します。また、安易に取り次いだり、即答することは控え、必ず相手を確認しましょう。
②用件を確認する
落ち着いて、相手の要求内容や意図を明確に聞き出します。「誠意を見せろ」等と曖昧な表現をしてきた場合には、具体的にどのようにすればよいのかということを相手の口から言わせて、要求を明確にしたうえで対応を検討しましょう。
③有利な場所で対応する
精神的に余裕をもって対応できる場所（自社の応接室）等の管理権の及ぶ場所で対応します。相手の有利な場所（相手の指定場所）ではなく、こちらに有利な場所を選びましょう。
④湯茶の接待はしない
湯茶を出すことは、相手の居座りを容認することになりかねません。、また湯飲み茶碗、コップ等を暴行や脅迫等の道具に使用されるおそれも考えられますので、湯茶を出すことは控えましょう。
⑤複数で対応する
１人で対応すると相手のペースに引き込まれ、不利な対応を余儀なくされます。相手より多い人数で対応し、あらかじめ対応者、記録者等と役割分担を決めておくことが重要です。
⑥対応の状況を記録する
電話や面談の対応内容は、犯罪検挙や行政処分、民事訴訟の証拠として必要です。記録化する旨を相手に明確に告げたうえ、メモや録音で証拠化しましょう。
⑦対応時間を区切る
最初の段階で対応時間を相手に示し、時間になったら明確に打ち切りの意思表示をしましょう。要件に見合った対応時間を最初にはっきりと通告することが大切です。
⑧言動に注意する
相手は巧みに論争に持ち込み、失言を誘ったり、言葉尻をとらえて、厳しく糾弾してきます。論議せず、適切な言葉遣いによって、端的に要求を拒絶しましょう。
⑨即答、約束をしない
相手の要求に即答や約束はしないことです。解決は急がず、組織としての方針を検討し、対応することが大切です。
⑩書類作成や署名・押印はしない
「謝罪文」や「念書」等は、後日金品要求の材料に悪用されるため、署名や捺印は絶対に禁物です。
⑪トップには対応させない
決定権者であるトップが対応した場合、即答を迫られます。日頃から担当者を決めておき、トップとは会わせないことが重要です。
⑫機を失せず警察に通報する
相手が不法行為に及んだときは、直ちに110番しましょう。
